Переслали скриншот с данными клиента в рабочий чат — это уже обработка персональных данных
Любое действие с данными, по которым можно идентифицировать человека — имя, телефон, адрес, переписка — считается обработкой ПДн по ст. 3 152-ФЗ. Пересылка скриншота в мессенджере не исключение.
Что это значит на практике:
— Если сотрудник пересылает скриншот с данными клиента в рабочий Telegram-чат или WhatsApp, компания несёт ответственность за эту обработку. Основания должны быть: согласие клиента либо законный интерес, прямо предусмотренный законом.
— Передача данных третьим лицам через мессенджер — отдельная история. Если данные уходят коллеге вне вашей организации или подрядчику, нужно проверить, есть ли у них статус «обработчика» по вашему поручению и подписано ли соответствующее соглашение.
Отдельный риск — иностранные мессенджеры. WhatsApp и Telegram (с серверами вне РФ) не соответствуют требованиям локализации по ч. 5 ст. 18 152-ФЗ для первичного хранения данных. Пересылка персональных данных через такие каналы создаёт дополнительные риски при проверке РКН.
Минимальные меры для бизнеса:
— Пропишите в регламенте работы с ПДн, какие данные и через какие каналы можно передавать внутри компании
— Предупредите сотрудников: скриншот с данными клиента — не нейтральный файл, а персональные данные со всеми вытекающими
— Для рабочих коммуникаций с ПДн предпочтительнее корпоративные системы с серверами в РФ